Leadership Retreats in Rom, von der Planung bis zur Durchführung
Ihre Geschäftsführung hat Rom für das nächste Leadership Retreat ins Gespräch gebracht und Sie sollen prüfen, wie sich das Vorhaben umsetzen lässt. Zunächst brauchen Sie verlässliche Antworten zu Kosten, Verfügbarkeit und Zeitrahmen. In einem 30-minütigen Erstgespräch klären wir die wichtigsten Eckpunkte und geben Ihnen eine konkrete Grundlage für die weitere interne Abstimmung.
Für das erste Gespräch brauchen Sie weder ein ausgearbeitetes Briefing noch ein festes Budget. Erste Vorstellungen zu Zeitraum, Teilnehmerzahl und Ablauf reichen vollkommen aus. Gemeinsam klären wir, was bereits feststeht, welche Fragen noch offen sind und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.
Was ein Leadership Retreat in Rom umfasst
Ein Leadership Retreat in Rom verbindet konzentrierte Strategiearbeit mit gemeinsamen Erlebnissen außerhalb des Arbeitsalltags. Das zwei- oder dreitägige Format für 10 bis 20 Führungskräfte findet meist in einem zentral gelegenen Hotel mit eigenem Tagungsraum statt. Typisch sind rund 12 Stunden strukturierte Arbeitszeit, zwei gemeinsame Abendessen, ein kulturelles Erlebnis und ein Abend zur freien Verfügung. Italiaplus übernimmt die Planung, koordiniert alle Partner vor Ort und begleitet das Retreat, damit Sie sich während der Veranstaltung ganz auf Ihr Team konzentrieren können. Ihr Schreibtisch
Plötzlich liegt die Organisation bei Ihnen
Warum ein Italien-Offsite schnell zur zusätzlichen Aufgabe wird
Oft beginnt alles mit einer Idee aus der Geschäftsführung. Das Team soll sich für ein paar Tage in Italien treffen. Wann genau, mit welchem Budget und wie viele Personen teilnehmen, ist meist noch offen. Mit der Organisation sollen Sie trotzdem schon beginnen.
Damit beginnt die zeitaufwendige Recherche. Sie vergleichen 15 Hotels und können dennoch kaum beurteilen, welche Tagungsräume wirklich für Ihre Gruppe geeignet sind. Auf drei Anfragen erhalten Sie drei unterschiedlich aufgebaute Angebote, eines davon auf Italienisch. Gleichzeitig möchte die Geschäftsführung wissen, mit welchen Kosten zu rechnen ist und ob der Wunschtermin überhaupt infrage kommt. Bis Sie darauf verlässliche Antworten haben, läuft die Planung oft wochenlang parallel zu Ihren eigentlichen Aufgaben.
Im nächsten Schritt geht es um die Details. Bietet der Tagungsraum ausreichend Platz für 14 Personen in U-Form? Wie viele Einzelzimmer werden benötigt? Sind Kaffeepausen in der Raummiete enthalten oder werden sie pro Person berechnet? Was ist bei einer späteren Anreise zu beachten und ist die italienische Mehrwertsteuer bereits berücksichtigt? Hinzu kommen besondere Anforderungen an die Verpflegung, beispielsweise vegetarische Gerichte oder der Umgang mit einer schweren Nussallergie.
Mit entsprechender Erfahrung lassen sich viele dieser Fragen innerhalb eines Vormittags klären. Wer zum ersten Mal ein Retreat organisiert, benötigt dafür jedoch schnell zwei Wochen.
Dabei kommt es weniger auf umfangreiche Recherche als auf die richtigen Fragen an. Genau hier hilft ein erstes Gespräch weiter.
Die Planung solcher Retreats gehört für uns zum Alltag. Wir übernehmen die Recherche und Abstimmung vor Ort, damit Sie schnell die Informationen erhalten, die Sie für die interne Freigabe benötigen.
Das erste Gespräch
Was bringt Ihnen ein 30-minütiges Erstgespräch?
Innerhalb eines Arbeitstages nach dem Gespräch erhalten Sie eine kompakte Übersicht, die Sie direkt an die Geschäftsführung weitergeben können. Darin finden Sie die vier wichtigsten Punkte für die weitere Planung.
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Eine realistische Kostenspanne pro Person
Statt eines pauschalen Preises erhalten Sie eine realistische Kostenspanne für Ihr Retreat. Grundlage sind die Teilnehmerzahl, die benötigten Zimmer und das Preisniveau im Zentrum von Rom zu Ihrem gewünschten Reisezeitraum.
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Eine Einschätzung, ob Ihr Wunschtermin realistisch ist
Wir prüfen, ob zum gewünschten Termin ein geeigneter Tagungsraum für Ihre Gruppe buchbar ist und ob das gewünschte Zimmerkontingent verfügbar ist. Damit wissen Sie frühzeitig, welcher Zeitraum tatsächlich infrage kommt und können die nächsten Schritte entsprechend planen.
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Die nächsten Entscheidungen für die interne Abstimmung
Für die weitere Planung reichen zunächst wenige Eckdaten wie Zeitraum, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf und die Bestätigung der angeführten Kostenspanne. Sie erfahren, welche Punkte als nächstes intern geklärt werden müssen und welche Details noch warten können.
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Eine klare Frist für Ihre Entscheidung
Zimmer und Tagungsraum können meist nur für einen begrenzten Zeitraum freigehalten werden. Deshalb erhalten Sie die Optionsfrist schriftlich und wissen genau, bis wann Sie intern eine Entscheidung treffen müssen. Leistungsabgrenzung
Sollte sich im Gespräch zeigen, dass Rom für Ihr Vorhaben nicht die beste Wahl ist, sprechen wir das offen an und empfehlen eine passende Alternative in Italien. So vermeiden Sie, Zeit in eine Planung zu investieren, die später noch einmal geändert werden muss.
Zu diesem Zeitpunkt müssen weder Termin noch Budget feststehen. Auch eine Freigabe der Geschäftsführung ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht erforderlich. Vielleicht möchten Sie zunächst verschiedene Möglichkeiten prüfen und herausfinden, welcher Rahmen für Ihr Vorhaben realistisch ist. Genau dabei unterstützt Sie das Erstgespräch.
Klare Aufgabenverteilung
Was übernehmen wir und was bleibt bei Ihnen?
Ein Offsite lässt sich deutlich einfacher organisieren, wenn von Anfang an klar ist, wer sich worum kümmert. Deshalb halten wir vor der Buchung schriftlich fest, welche Aufgaben wir übernehmen und was bei Ihnen bleibt.
| Italiaplus übernimmt | Bleibt bei Ihnen |
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Wenn Sie bestimmte Aufgaben intern übernehmen möchten, berücksichtigen wir das bereits bei der ersten Abstimmung. Sie entscheiden, ob wir einzelne Bereiche oder die gesamte Organisation übernehmen. Alle Leistungen werden separat aufgeführt, damit Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben abgedeckt sind.
Rom realistisch einschätzen
Passt Rom wirklich zu Ihrem Retreat?
Für Offsites mit 10 bis 200 Personen bietet Rom sehr gute Voraussetzungen. Bei deutlich größeren Veranstaltungen mit mehreren Hundert Teilnehmenden sind die Möglichkeiten dagegen begrenzter. Das sollten Sie berücksichtigen, bevor Sie Rom intern als Veranstaltungsort vorschlagen.
Viele Hotels liegen in historischen Gebäuden, die nur über enge Straßen erreichbar sind. Das schränkt die Raumgröße ein und erschwert die Anfahrt mit größeren Bussen, zumal die ZTL den Zugang in Rom begrenzt. Dafür liegen viele Sehenswürdigkeiten nur wenige Gehminuten entfernt.
Für Firmenveranstaltungen kommen vor allem drei Bereiche infrage: Das historische Zentrum und die Gegend um die Via Veneto bieten Hotels mit besonderem Charakter - ideal für Leadership Retreats. Die Esposizione Universale di Roma (EUR), das moderne Geschäftsviertel im Süden, punktet mit größeren, klassischen Tagungsflächen. Parioli und Flaminio überzeugen dagegen mit einer ruhigeren, weniger touristischen Atmosphäre.
Ein weiterer Vorteil für internationale Teams ist die gute Erreichbarkeit. Vom Flughafen Fiumicino gibt es Direktverbindungen zu vielen europäischen Wirtschaftszentren. Dadurch können Teilnehmende aus mehreren Ländern am selben Vormittag anreisen und das Retreat noch am ersten Tag gemeinsam beginnen. Auch für die interne Abstimmung kann die unkomplizierte Anreise ein wichtiges Argument für Rom sein. Agenda-Aufbau
Zuerst die inhaltliche Logik
Wie gestaltet man drei Tage in Rom?
Für Leadership Retreats hat sich eine ausgewogene Mischung aus strategischer Arbeit, persönlichem Austausch und freier Zeit bewährt. Rund 60 % bis 70 % des Programms entfallen auf strategische Themen, 20 % bis 25 % auf den Austausch im Team und 10 % bis 15 % auf Pausen und freie Zeit. Arbeitsblöcke dauern meist 90 bis 120 Minuten. Am späten Nachmittag sollten außerdem 60 bis 90 Minuten für Telefonate und persönliche Aufgaben frei bleiben.
Bei einem zweitägigen Retreat ergeben sich daraus rund 12 bis 14 Stunden Arbeitszeit, bei drei Tagen etwa 16 bis 20 Stunden. In Rom planen wir meist etwas weniger ein. Gemeinsame Aktivitäten außerhalb des Tagungsraums gehören hier bewusst zum Programm und schaffen Raum für Gespräche und Begegnungen in einem anderen Rahmen.
Bei der Gestaltung der Agenda gibt es zwei typische Fehler. Besteht das Programm hauptsächlich aus Präsentationen, wird aus dem Retreat schnell eine Konferenz. Führungskräfte brauchen jedoch nicht noch mehr Informationen, sondern vor allem Zeit für Austausch und gemeinsame Entscheidungen. Genauso wichtig ist, dass am Ende konkrete nächste Schritte feststehen. Geht das Team motiviert auseinander, ohne zu wissen, was danach passieren soll, verpufft die Wirkung schnell. Ein klarer Abschluss ist deshalb wichtiger als eine aufwendige Eröffnung.
Welche Themen Sie während des Retreats bearbeiten, entscheiden Sie. Wir sorgen dafür, dass der zeitliche Ablauf dazu passt, und weisen frühzeitig darauf hin, wenn das geplante Programm zu umfangreich ist. Das klären wir, bevor Sie verbindlich buchen. Tabelle: Drei Tage
Drei Tage in Rom, beispielhaft geplant
Diese Struktur können Sie intern als erste Orientierung weitergeben. Sie zeigt, wie sich Arbeitsphasen, gemeinsame Aktivitäten und freie Zeit über drei Tage verteilen lassen. Der genaue Ablauf wird anschließend an Ihre Inhalte und Anforderungen angepasst.
| Tag | Arbeitssessions | Abend | Warum dieser Ablauf sinnvoll ist |
|---|---|---|---|
| Tag 1 | Bei entsprechender Anreise beginnt das gemeinsame Programm gegen 11:00 Uhr. Nach der Begrüßung und einer kurzen Einführung folgt ein 75-minütiger Workshop. Nach dem Mittagessen ist ein weiterer Arbeitsblock von bis zu 2,5 Stunden vorgesehen. | Am späten Nachmittag steht eine gemeinsame Aktivität auf dem Programm. Danach folgt ein frühes Abendessen, bevor der Abend in entspannter Runde ausklingt. | Der erste Tag lässt bewusst Zeit zum Ankommen und Kennenlernen. Gleichzeitig beginnt die inhaltliche Arbeit früh genug, damit die Gruppe direkt in die gemeinsamen Themen einsteigt und den Tag anschließend zusammen ausklingen lassen kann. |
| Tag 2 | Am zweiten Tag steht die inhaltliche Arbeit im Mittelpunkt. Am Vormittag sind zwei Arbeitsphasen vorgesehen, am Nachmittag folgt ein längerer Block mit integrierter Kaffeepause. So bleibt ausreichend Zeit, um zentrale Themen zu vertiefen und gemeinsam Entscheidungen zu treffen. | Gegen 17:30 Uhr beginnt ein geführter Rundgang durch das Zentrum. Anschließend trifft sich die Gruppe gegen 19:30 Uhr zum gemeinsamen Abendessen in einer schönen Location im Zentrum von Rom. | Am zweiten Tag ist die Gruppe bereits vor Ort und mit den Themen vertraut. Deshalb eignet sich dieser Tag besonders für intensive Arbeitsphasen, ausführliche Diskussionen und Entscheidungen, die mehr gemeinsame Zeit erfordern. |
| Tag 3 | Der letzte Tag ist bewusst kürzer gehalten. Im Mittelpunkt steht der gemeinsame Abschluss. Dabei werden die getroffenen Entscheidungen zusammengefasst, Zuständigkeiten geklärt und die nächsten Schritte festgehalten, bevor die Teilnehmenden abreisen. | Für den dritten Tag ist kein Abendprogramm vorgesehen. Der Check-out erfolgt in der Regel bis 12:00 Uhr. | Ein klarer Abschluss sorgt dafür, dass die Ergebnisse des Retreats nicht nur festgehalten, sondern auch in konkrete nächste Schritte übersetzt werden. So ist vor der Abreise geklärt, wer welche Aufgaben übernimmt und wie es anschließend weitergeht. Konferenzraum |
Auf die Details kommt es an
Was sollten Sie bei einem Tagungsraum in Rom vor der Buchung prüfen?
Für Gruppen mit 10 bis 20 Personen eignet sich häufig eine U-Form, da sich alle Teilnehmenden sehen und direkt miteinander sprechen können. Diese Bestuhlung benötigt allerdings mehr Platz als eine klassische Blocktafel. Besonders in historischen Gebäuden ist die Auswahl geeigneter Räume deshalb begrenzt. Wird ein Raum für 20 Personen angeboten, bedeutet das nicht automatisch, dass diese Personenzahl auch in U-Form Platz findet.
Einige Punkte sollten Sie sich vor der Buchung schriftlich bestätigen lassen. Verfügt der Raum über Tageslicht? Welche Technik ist in der Raummiete enthalten, etwa Bildschirm, Beamer oder Whiteboard? Sind Kaffeepausen inklusive oder werden sie zusätzlich pro Person berechnet? Gibt es für das Mittagessen einen separaten Bereich, möglicherweise auch im Freien? Wenn eine Dachterrasse oder ein anderer Außenbereich Teil des Programms ist, sollte außerdem geklärt sein, welche Alternative bei schlechtem Wetter zur Verfügung steht.
Auch vermeintliche Kleinigkeiten können vor Ort unnötig Zeit kosten. Je nach Hotel gelten beispielsweise besondere Regelungen für die Nutzung technischer Ausstattung oder es wird eine Kreditkarte als Sicherheit verlangt. Wer solche Details im Vorfeld kennt, kann sich darauf einstellen und vermeidet, dass am Veranstaltungstag plötzlich organisatorische Fragen geklärt werden müssen.
Wir klären diese Punkte vorab mit dem Hotel und lassen die relevanten Angaben schriftlich bestätigen. So wissen Sie frühzeitig, womit Sie planen können.
Gemeinsame Zeit außerhalb der Sessions
Wie lässt sich das Abendprogramm sinnvoll gestalten?
Auch beim Abendprogramm lohnt es sich, frühzeitig zu planen. Gerade bei größeren Gruppen ist es sonst nicht selbstverständlich, dass im Restaurant alle gemeinsam an einem Tisch sitzen können.
Für den ersten Abend bietet sich eine gemeinsame Aktivität an, die direkt in ein Abendessen übergeht. Ein privater Pastakurs mit einer römischen Köchin oder einer italienischen “Nonna” (Großmutter) in einem Restaurant nahe dem Pantheon dauert etwa 2,5 bis 3 Stunden und endet mit einem gemeinsamen Essen. Nach einem intensiven Arbeitstag sorgt das Kochen für Abwechslung und gibt der Gruppe Gelegenheit, auch außerhalb der Sessions miteinander ins Gespräch zu kommen.
Die Uhrzeit hat großen Einfluss darauf, wie entspannt der Abend verläuft. Startet der Pastakurs bereits gegen 16:00 Uhr, steht das Restaurant ihrem Team sogar exklusiv zur Verfügung. Die Gruppe genießt anschließend ein gemeinsames Essen. Ein späterer Beginn gegen 19:00 Uhr zieht dagegen auch das Abendessen weit nach hinten und macht den Tag nach mehreren Stunden gemeinsamer Arbeit unnötig lang.
Für den zweiten Abend eignet sich beispielsweise ein geführter Spaziergang durch das Zentrum mit anschließendem Abendessen. Nach rund 60-90 Minuten endet der Rundgang direkt am Restaurant. Ist ein dritter Abend vorgesehen, kann dieser bewusst ohne gemeinsames Programm bleiben. So haben die Teilnehmenden Zeit für eigene Pläne oder einen ruhigeren Abend.
Auch beim Abendessen lohnt es sich, auf die Sitzordnung zu achten. Sitzen 16 Personen an mehreren Tischen, teilt sich die Gruppe schnell in kleinere Gesprächsrunden auf. Ein gemeinsamer Tisch sollte deshalb bereits bei der Reservierung fest eingeplant und vom Restaurant bestätigt werden. Tabelle: Leistungen
Damit Sie wissen, womit Sie planen können
Welche Leistungen sind in der Regel enthalten?
| In der Regel enthalten | In der Regel nicht enthalten |
|---|---|
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Budget realistisch einschätzen
Welche Faktoren bestimmen die Kosten eines Retreats in Rom?
Für die Gesamtkosten sind vor allem vier Bereiche entscheidend.
Den größten Anteil macht meist die Unterkunft aus. Gleichzeitig schwanken die Zimmerpreise je nach Saison und Verfügbarkeit deutlich. Vier-Sterne-Hotels im Zentrum von Rom liegen bei etwa 220 bis 420 Euro pro Zimmer und Nacht, Fünf-Sterne-Hotels bei etwa 320 bis 640 Euro. Für Führungsteams werden üblicherweise Einzelzimmer eingeplant, sodass die Zahl der benötigten Zimmer meist der Teilnehmerzahl entspricht. Das sollte bei der ersten Kalkulation bereits feststehen.
Hinzu kommen Tagungsraum, Verpflegung und Rahmenprogramm. Tagungsräume werden meist für einen ganzen oder halben Tag berechnet. Eine Bestuhlung in U-Form benötigt mehr Platz und kann deshalb einen größeren Raum erforderlich machen. Bei einem mehrtägigen Retreat machen auch Mittag- und Abendessen einen spürbaren Teil des Budgets aus. Sollten die Gesamtkosten höher ausfallen als geplant, lässt sich am ehesten das Rahmenprogramm anpassen, ohne bei den für das Retreat wichtigen Leistungen Abstriche machen zu müssen.
Als grobe Orientierung entfallen bei mehrtägigen Firmenveranstaltungen häufig 30 % bis 40 % des Budgets auf die Location, 20 % bis 25 % auf Catering, 10 % bis 15 % auf Technik und Produktion, 15 % bis 20 % auf Reise und Unterbringung sowie 10 % bis 15 % auf Reserven. Bei einem Leadership Retreat in Rom verschiebt sich diese Verteilung häufig zugunsten von Unterkunft und Verpflegung. Entsprechend sollten diese Posten frühzeitig realistisch kalkuliert werden.
Bei der Budgetplanung spielt auch die Mehrwertsteuer eine wichtige Rolle. In Italien werden Übernachtungen und Verpflegungsleistungen mit 10 % besteuert, für die meisten anderen Leistungen gelten 22 %. Damit es bei der internen Freigabe keine Überraschungen gibt, muss von Anfang an klar sein, welche Steuern bereits im Preis enthalten sind. In unseren Angeboten machen wir deutlich, ob die Steuerpositionen bereits enthalten sind, sodass die tatsächlichen Gesamtkosten jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Wir planen das Retreat auf Grundlage Ihres Budgets pro Person und prüfen bereits im ersten Gespräch, ob Ihre Vorstellungen damit realistisch umsetzbar sind. Gibt es noch keine konkrete Budgetvorgabe, erhalten Sie zunächst eine realistische Kostenspanne, die Sie als Grundlage für die interne Abstimmung nutzen können.
Welche Reisezeiten eignen sich und wie früh sollten Sie planen?
| Zeitraum | Einschätzung | Was Sie bei der Planung beachten sollten |
|---|---|---|
| Mitte Januar, Ende Februar, November | Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis | In diesen Zeiträumen ist in Rom meist weniger los. Dadurch sind die Chancen auf günstigere Hotelpreise und eine größere Auswahl bei Zimmern und Tagungsräumen besser. |
| Erste Hälfte Juli | Gut geeignet | Die Zeit vor der italienischen Sommerpause lässt sich für Firmengruppen meist gut planen. Die langen Abende eignen sich außerdem für gemeinsame Aktivitäten und Abendessen im Freien. |
| Ostern und Karwoche | Eher vermeiden | Rund um Ostern ist insbesondere im Zentrum mit deutlich mehr Besuchern und Pilgern zu rechnen. Die Nachfrage nach Hotels steigt und für Wege durch die Stadt sollte mit einer Gruppe mehr Zeit eingeplant werden. |
| August | Eher vermeiden | Im August machen viele Unternehmen und Restaurants in Italien Sommerpause. Dadurch kann die Auswahl an geeigneten Restaurants, Locations und weiteren Partnern vor Ort eingeschränkt sein. |
| Weihnachtswoche | Eher vermeiden | Über die Weihnachtsfeiertage ist die Auswahl an verfügbaren Locations, Restaurants und Dienstleistern begrenzt. Für ein Firmen-Retreat bietet dieser Zeitraum daher wenig Planungssicherheit. |
| Heilige Jahre | Bei der Planung berücksichtigen | Heilige Jahre führen zu einem außergewöhnlich hohen Besucheraufkommen in Rom. 2025 kamen deshalb deutlich mehr Reisende in die Stadt als in einem gewöhnlichen Jahr. Solche Ereignisse wirken sich besonders auf Hotelverfügbarkeit, Preise und die Auslastung im Zentrum aus und sollten bei der Terminwahl berücksichtigt werden. |
| Vorlaufzeit | 3 bis 6 Monate | Für Veranstaltungen mit weniger als 40 Teilnehmenden sollte in der Regel eine Vorlaufzeit von 4 bis 12 Wochen eingeplant werden. Bei einer Gruppe von 10 bis 20 Personen im Zentrum Roms empfehlen wir, sich eher an den 12 Wochen zu orientieren. Der entscheidende Engpass ist meist nicht die Verfügbarkeit der Hotelzimmer, sondern ein passender Tagungsraum für die gewünschten Termine. Warum ein Veranstalter vor Ort |
Hotelpreise und Verfügbarkeiten in Rom können je nach Reisezeit deutlich schwanken. Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto größer ist die Auswahl an passenden Hotels und Tagungsräumen. Auch bei weniger als 3 Monaten Vorlauf lässt sich ein Retreat häufig noch umsetzen. Im Erstgespräch klären wir, welche Möglichkeiten für Ihren Wunschtermin noch bestehen und wo gegebenenfalls Flexibilität gefragt ist.
Details, die vor Ort den Unterschied machen
Warum ist ein Ansprechpartner vor Ort in Italien wichtig?
Viele Details, die für einen reibungslosen Ablauf wichtig sind, lassen sich aus der Ferne nur schwer einschätzen. Werden sie frühzeitig vor Ort geklärt, müssen Sie sich während des Retreats nicht selbst darum kümmern und können sich auf Ihr Team und das Programm konzentrieren.
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Die tatsächliche Raumgröße und Bestuhlung
Die angegebene Raumkapazität hängt immer auch von der Bestuhlung ab. Deshalb prüfen wir vorab, ob die gewünschte U-Form ausreichend Platz bietet, der Bildschirm von allen Plätzen gut sichtbar ist und genügend Tageslicht in den Raum fällt.
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Der richtige Zeitpunkt für das Abendprogramm
Bei vielen Locations macht die Uhrzeit einen deutlichen Unterschied. Beginnt eine Aktivität bereits gegen 16:00 Uhr, ist häufig noch wenig Betrieb und die Gruppe hat mehr Raum für sich. Zu späterer Stunde kann dieselbe Location bereits deutlich voller sein.
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Ein gemeinsamer Tisch für die gesamte Gruppe
Bei einer Reservierung für 16 Personen ist nicht selbstverständlich, dass die gesamte Gruppe an einem Tisch sitzt. Deshalb stimmen wir die Sitzordnung vorab mit dem Restaurant ab und lassen uns einen gemeinsamen Tisch schriftlich bestätigen.
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Verständliche Kommunikation während des Programms
Findet eine Aktivität auf Italienisch statt, organisieren wir eine englisch- oder deutschsprachige Begleitung für die Übersetzung. So können alle Teilnehmenden den Erklärungen folgen, Fragen stellen und sich aktiv am Programm beteiligen.
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Ernährungswünsche und Allergien zuverlässig abstimmen
Ernährungswünsche teilen wir den jeweiligen Restaurants vorab schriftlich mit und stimmen passende Alternativen ab. Bei schweren Allergien klären wir die Anforderungen zusätzlich direkt mit der Küche, damit diese entsprechend vorbereitet ist.
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Ein fester Ansprechpartner während des Retreats
Vor der Abreise erhalten Sie alle wichtigen Adressen, Zeiten und Kontaktdaten. Während des Retreats ist außerdem ein fester Ansprechpartner erreichbar, der Ihre Gruppe und den geplanten Ablauf kennt. Ablauf
Klare nächste Schritte
Wie geht es von hier aus weiter?
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1
30 Minuten für die wichtigsten Eckpunkte
Sie müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Details kennen. Im Erstgespräch klären wir gemeinsam die wichtigsten Eckpunkte für die weitere Planung, darunter Teilnehmerzahl, möglicher Zeitraum, Arbeitstage und die Ziele des Retreats.
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Ihre Zusammenfassung innerhalb eines Arbeitstages
Innerhalb eines Arbeitstages erhalten Sie eine kompakte Übersicht mit der geplanten Struktur, einer Kostenspanne pro Person, den noch offenen Entscheidungen und den relevanten Fristen. Sie können die Zusammenfassung ohne weitere Bearbeitung intern weiterleiten.
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3
Ein konkretes Angebot, sobald die Eckdaten feststehen
Sobald Zeitraum und Teilnehmerzahl feststehen, erhalten Sie ein detailliertes Angebot mit geplantem Ablauf, enthaltenen und nicht enthaltenen Leistungen, den zugrunde gelegten Annahmen sowie dem Preis pro Person.
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4
Reservierung und verbindliche Buchung
Zimmer und Tagungsraum werden zunächst bis zu einem schriftlich vereinbarten Termin für Sie freigehalten. Mit der Anzahlung wird die Buchung verbindlich. Wann die restlichen Zahlungen fällig sind, wird im Angebot klar festgehalten.
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Organisation und Betreuung vor Ort
Vor der Abreise erhalten Sie alle wichtigen Informationen und Unterlagen für das Retreat. Vor Ort kümmern wir uns um den organisatorischen Ablauf und stimmen uns mit allen beteiligten Partnern ab. So können Sie sich ganz auf das Retreat und Ihr Team konzentrieren. Kontakt / CTA
Erstgespräch vereinbaren
Möchten Sie die nächsten Schritte für Ihr Retreat klären?
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und erfordert keine Vorbereitung. Anschließend erhalten Sie eine realistische Kostenspanne pro Person, eine Einschätzung zu Ihrem gewünschten Zeitraum und eine kompakte Übersicht, die Sie direkt für die interne Abstimmung nutzen können.
Sollte sich im Gespräch zeigen, dass Rom für Ihr Retreat nicht die beste Wahl ist, sprechen wir das offen an und empfehlen Ihnen eine passendere Alternative in Italien. Entscheidend ist, dass der Ort und das geplante Programm zu den Zielen Ihres Retreats passen.
Wir beantworten jede Anfrage persönlich. Ihre Angaben verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und geben sie nicht an Dritte außerhalb von Italiaplus weiter.
FAQ
Häufige Fragen vor dem Erstgespräch
Können Sie mir zunächst einfach ein paar Ideen schicken?
Gerne. Ohne einen ungefähren Zeitraum, die Teilnehmerzahl und eine erste Vorstellung vom Budget können wir allerdings noch nicht beurteilen, welche Ideen tatsächlich umsetzbar sind. Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir diese Punkte gemeinsam und können Ihnen anschließend konkrete Möglichkeiten aufzeigen. Wenn Sie zunächst nur Inspiration suchen, sagen Sie uns einfach Bescheid. Dann stellen wir Ihnen einige passende Anregungen zusammen.
Ich muss mich zuerst mit der Geschäftsführung abstimmen. Was kann ich weiterleiten?
Genau dafür ist das Erstgespräch gedacht. Innerhalb eines Arbeitstages erhalten Sie eine kompakte Zusammenfassung, die Sie direkt intern weiterleiten können. Sie enthält eine mögliche Struktur für das Retreat, eine realistische Kostenspanne pro Person, die noch zu klärenden Punkte und die relevanten Fristen. Damit haben Sie eine konkrete Grundlage für die weitere Abstimmung.
Wir kennen unser Budget noch nicht. Ist das Gespräch trotzdem sinnvoll?
Ja. Viele Anfragen beginnen, bevor ein konkretes Budget feststeht. Im Gespräch klären wir deshalb zunächst, welches Format Sie planen, wie groß die Gruppe sein wird und welcher Zeitraum infrage kommt. Auf dieser Grundlage erhalten Sie eine realistische Kostenspanne für ihr Business-Retreat in Rom. Die italienische Mehrwertsteuer weisen wir separat aus, sodass Sie die tatsächlichen Gesamtkosten als Grundlage für Ihre interne Budgetplanung nutzen können.
Die Geschäftsführung hat noch keine Termine bestätigt. Sollten wir warten?
Nein, ein grobes Zeitfenster reicht für den Anfang aus. Wir prüfen, welche Termine innerhalb dieses Zeitraums grundsätzlich infrage kommen und wo mit Einschränkungen zu rechnen ist. So erfahren Sie frühzeitig, ob bestimmte Wochen ungünstig sind oder die Auswahl an passenden Tagungsräumen bereits begrenzt ist. Diese Informationen können Sie anschließend in die interne Terminabstimmung einbeziehen.
Wir brauchen mehrere Angebote zum Vergleich. Ist das ein Problem?
Nein, bei einem Retreat dieser Größenordnung ist es üblich, zwei bis drei Angebote einzuholen. Wichtig ist, dass Sie tatsächlich vergleichbare Leistungen gegenüberstellen. Prüfen Sie beispielsweise, ob die Mehrwertsteuer bereits enthalten ist, wie Kaffeepausen berechnet werden und ob Zimmer zur Einzelbenutzung vorgesehen sind. Solche Unterschiede können sich deutlich auf die Gesamtkosten auswirken und sollten beim Vergleich berücksichtigt werden.
Wie viele Personen umfasst ein Leadership Retreat üblicherweise?
Viele Leadership Retreats finden mit 10 bis 15 Personen statt. Bei dieser Gruppengröße kann das Team gemeinsam in U-Form arbeiten, an Führungen als Gruppe teilnehmen und beim Abendessen meist an einem Tisch sitzen. In Rom planen wir auch Retreats mit größeren Gruppen. Ab etwa 25 Personen müssen einzelne Programmpunkte jedoch häufig anders organisiert und beispielsweise mehrere Guides oder zusätzliche Räume eingeplant werden.
Wie viele Tage sollte ein Leadership Retreat dauern?
Häufig werden drei Tage einschließlich An- und Abreise eingeplant. So kann das Retreat am ersten Tag mit einem kürzeren Arbeitsblock beginnen, während der zweite Tag für intensivere Sessions zur Verfügung steht. Am dritten Vormittag bleibt ausreichend Zeit, um Ergebnisse zusammenzufassen und die nächsten Schritte festzulegen. Zwei Tage können ebenfalls ausreichen, insbesondere wenn alle Teilnehmenden bereits am Vorabend anreisen.
Übernehmen Sie auch die Moderation und vermitteln externe Referenten?
Die inhaltliche Gestaltung, Moderation und Auswahl externer Referenten bleiben grundsätzlich bei Ihnen, da Sie die Ziele und Themen Ihres Retreats am besten kennen. Wir kümmern uns um den organisatorischen Rahmen, darunter Tagungsräume, Zeitplanung, Pausen, Verpflegung und Abendprogramm. Wenn Sie eine externe Moderation benötigen, können wir Ihnen geeignete Ansprechpartner in Rom empfehlen und die Abstimmung übernehmen.
Können wir einzelne Teile selbst organisieren?
Ja. Welche Aufgaben wir übernehmen, können Sie flexibel festlegen. Manche Teams buchen beispielsweise die Flüge selbst und überlassen uns die gesamte Organisation vor Ort. Andere benötigen nur Unterstützung bei einzelnen Leistungen. Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, was Sie selbst übernehmen möchten. Im Angebot führen wir anschließend transparent auf, welche Leistungen durch Italiaplus organisiert werden.
Brauchen wir Einzelzimmer für alle?
Bei Leadership Retreats werden für Führungsteams in der Regel Einzelzimmer eingeplant. Die Zahl der benötigten Zimmer entspricht daher meist der Teilnehmerzahl. Da die Übernachtungen einen wesentlichen Teil der Gesamtkosten ausmachen, sollten Sie möglichst früh klären, ob für alle Teilnehmenden ein Einzelzimmer vorgesehen werden soll.
Was passiert, wenn sich die Teilnehmerzahl nach der Buchung ändert?
Dass sich die Teilnehmerzahl im Laufe der Planung noch ändert, ist nicht ungewöhnlich. Deshalb klären wir vor der Buchung, bis wann und in welchem Umfang sich die Zahl der reservierten Zimmer noch anpassen lässt. Den entsprechenden Termin erhalten Sie schriftlich. Die endgültige Personenzahl für Tagungsraum und Verpflegung kann häufig später bestätigt werden. Ändert sich dadurch der Preis pro Person, passen wir die Kalkulation auf Grundlage der tatsächlich bestätigten Teilnehmerzahl entsprechend an.
Können die Kosten auf verschiedene Unternehmen oder Kostenstellen aufgeteilt werden?
Ja. Wenn beispielsweise mehrere Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe am Retreat teilnehmen, können die Kosten entsprechend aufgeteilt werden. Auch eine Abrechnung über unterschiedliche Kostenstellen ist möglich. Am besten teilen Sie uns bereits bei der Angebotserstellung mit, wie die Kosten zugeordnet werden sollen. So können wir die gewünschte Aufteilung von Anfang an berücksichtigen und spätere Änderungen vermeiden.
Können Teilnehmende ihren Aufenthalt privat verlängern?
Ja, sofern das Hotel für die zusätzlichen Nächte noch Zimmer zur Verfügung hat. Auf Wunsch fragen wir an, zu welchen Konditionen eine frühere Anreise oder spätere Abreise möglich ist. Die zusätzlichen Übernachtungen können von den jeweiligen Teilnehmenden selbst übernommen werden. So lässt sich das Retreat bei Bedarf unkompliziert mit einem privaten Aufenthalt in Rom verbinden.
Wie gehen Sie mit Ernährungswünschen und Allergien um?
Ernährungswünsche teilen wir den jeweiligen Restaurants und anderen Partnern vorab schriftlich mit und stimmen passende Alternativen frühzeitig ab. Bei schweren Allergien klären wir die Anforderungen zusätzlich direkt mit der Küche. Wichtig ist, dass uns alle relevanten Angaben rechtzeitig vorliegen. So können sich die beteiligten Partner darauf vorbereiten und die entsprechenden Gerichte von Anfang an einplanen.
Können wir das Retreat mit Kundenterminen oder Veranstaltungen in Rom verbinden?
Ja. Wenn während des Retreats auch Kunden- oder Geschäftstermine geplant sind, berücksichtigen wir das bereits bei der Auswahl des Hotels und der Gestaltung des Ablaufs. Je nach Bedarf können beispielsweise zusätzliche Räume reserviert oder Transfers eingeplant werden. Am besten sprechen Sie solche Termine bereits im Erstgespräch an, da sie Einfluss auf die passende Lage, die benötigten Räume und den zeitlichen Ablauf haben können.
Was passiert, wenn Rom doch nicht zu unserem Retreat passt?
Das lässt sich am besten im Erstgespräch klären. Rom eignet sich besonders für Teams, die konzentrierte Arbeitsphasen mit gemeinsamen Erlebnissen in der Stadt verbinden möchten. Stehen dagegen Abgeschiedenheit, große Veranstaltungsflächen oder Aktivitäten in der Natur im Vordergrund, kann eine andere Region Italiens besser passen. In diesem Fall sprechen wir das offen an und zeigen Ihnen geeignete Alternativen für Ihr Retreat. Vertrauen & Recht
Mit wem Sie Ihren Vertrag schließen
Verlässlichkeit, die Sie prüfen können
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Deutscher Reiseveranstalter und Eventagentur mit Partnern vor Ort
Italiaplus Travel & Events GmbH ist eine im Handelsregister eingetragene deutsche GmbH und als Reiseveranstalter sowie Eventagentur tätig. Ihr Vertrag wird nach deutschem Recht geschlossen, während wir sämtliche Leistungen direkt in Italien über unser umfangreiches Netzwerk planen und koordinieren. So haben Sie für das gesamte Projekt einen klar verantwortlichen Vertragspartner.
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Ihre Vorauszahlungen sind abgesichert
Als Reiseveranstalter erfüllen wir die gesetzlichen Vorgaben zur Insolvenzabsicherung und verfügen zusätzlich über eine Reiseveranstalter-Haftpflichtversicherung. Bevor wir Vorauszahlungen für eine Pauschalreise annehmen, erhalten Sie einen Sicherungsschein. Dieser bestätigt, dass Ihre geleisteten Zahlungen im Falle einer Insolvenz im gesetzlich vorgesehenen Umfang abgesichert sind.
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Mitglied im VDVO
Italiaplus ist Mitglied im Verband der Veranstaltungsorganisatoren e. V. (VDVO), dem deutschen Branchenverband für Veranstaltungsplaner, Eventprofis und Dienstleister im MICE-Markt. Unsere Mitgliedschaft bindet uns in ein etabliertes Fachnetzwerk ein und steht für kontinuierlichen Austausch, aktuelles Branchenwissen und professionelle Weiterentwicklung. Bildhinweis
Einzelne Abbildungen auf dieser Seite sind digital erzeugte Visualisierungen. Personen, Orte, Häuser und Situationen können daher von der Wirklichkeit abweichen. Programmangaben sind beispielhaft und werden für jede Gruppe einzeln bestätigt.
